Le syndicat accorde de l’importance à la protection des renseignements personnels utilisés dans son portail InfoSyndicat. La présente politique explique de façon générale quels renseignements peuvent être recueillis, pourquoi ils sont utilisés et dans quelles circonstances ils peuvent être accessibles.
Renseignements pouvant être recueillis
Selon les fonctions utilisées, le portail peut contenir notamment le nom, la civilité, l’adresse courriel, les numéros de téléphone, le numéro d’unité, des renseignements liés à l’occupation ou à l’administration de la copropriété, des communications adressées au syndicat, des inscriptions, réservations, participations à des assemblées, documents et pièces jointes ainsi que les renseignements volontairement fournis dans le Babillard.
Finalités
Ces renseignements sont utilisés pour administrer le portail et les accès, identifier les utilisateurs, communiquer avec les copropriétaires et occupants, gérer les demandes, avis, documents, assemblées, réservations et autres services de la copropriété, assurer le suivi administratif et maintenir la sécurité et l’intégrité du portail.
Accès aux renseignements
L’accès est limité selon les fonctions et les rôles. Les administrateurs autorisés du syndicat peuvent accéder aux renseignements nécessaires à leurs responsabilités. Certaines informations peuvent aussi être traitées par des fournisseurs techniques agissant pour l’exploitation, l’hébergement, la maintenance ou l’envoi de communications, dans la mesure nécessaire à leurs services.
Babillard et renseignements rendus visibles par l’utilisateur
Le Babillard constitue une fonction de publication. Lorsqu’un utilisateur soumet une annonce ou un événement et que celui-ci est approuvé, les renseignements prévus pour l’affichage peuvent devenir visibles aux personnes ayant accès au Babillard. Cela peut comprendre, selon la fiche, le nom de l’auteur, son unité, un numéro de téléphone ou une adresse courriel de contact, des photos, le prix, le lieu, la date et la description. L’utilisateur doit éviter d’y inscrire un renseignement qu’il souhaite garder privé. Les renseignements conservés dans son profil ou dans d’autres sections privées ne deviennent pas automatiquement publics du seul fait qu’il utilise le Babillard.
Documents et pièces jointes
Les documents, images et autres fichiers téléversés peuvent contenir des renseignements personnels. L’utilisateur doit vérifier leur contenu avant de les transmettre et éviter d’y inclure des renseignements non nécessaires ou concernant un tiers sans autorisation appropriée.
Conservation
Les renseignements sont conservés pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés, aux obligations du syndicat et à la gestion raisonnable de ses dossiers. La durée peut varier selon la nature du renseignement, le document ou l’activité concernée.
Sécurité
Des mesures administratives et techniques raisonnables sont utilisées pour réduire les risques d’accès, d’utilisation, de communication, de modification ou de destruction non autorisés. Aucun système informatique ne peut toutefois offrir une garantie absolue de sécurité.
Exactitude et mise à jour
Les utilisateurs sont invités à maintenir leurs coordonnées à jour. Les administrateurs du syndicat peuvent corriger certains renseignements lorsqu’une modification est nécessaire à la bonne gestion du portail.
Accès et rectification
Une personne peut communiquer avec le syndicat pour toute question concernant les renseignements personnels qu’il détient dans le portail ou pour demander, lorsque applicable, l’accès ou la rectification de ses renseignements. Les demandes sont traitées conformément aux règles applicables au syndicat.
Sites externes
Les sites accessibles au moyen d’hyperliens externes possèdent leurs propres pratiques de confidentialité. Le syndicat et InfoSyndicat ne contrôlent pas les renseignements qu’un utilisateur choisit de transmettre directement à ces tiers.
Modifications
La présente politique peut être adaptée ou mise à jour par le syndicat. La version affichée dans le portail est la version applicable au moment de la consultation.